Administratief medewerker team projecten (m/v/x)

Functie

Je ondersteunt de projectleiders, de coördinator projecten en de directeur patrimonium deelwerkingsgebied Oost in de administratieve taken en de opvolging van de projecten.

Concreet betekent dit:

Het administratief ondersteunen en bewaken van processen van het team projecten:

• Informatie-uitwisseling met VMSW/Wonen in Vlaanderen en opvolgen beleidstoetsen
• Invoeren van data, opvolgen van termijnen en bewaken van procedures ivm de bouwprojecten
• Bewaken van tijdslijn en pro actief communiceren met de projectleiders en de coördinator projecten
• Administratieve ondersteuning gedurende het volledige traject

Het coördineren en controleren van de financiële stromen:

• Financiëring en controleren van de financiële stromen
• Studiekosten van de projecten controleren en opvolgen
• Verrekening administratief opvolgen
• Betalingsaanvragen opmaken en pijler financiën informeren
• Financiële rapportering aan de medewerkers van het team en de directeur patrimonium deelwerkingsgebied Oost

Documentenbeheer en algemene administratieve ondersteuning:

• Overzicht bewaken en aansturen van de medewerkers van het team voor een correcte registratie in DMS
• Verzorgen van digitaal archief in overleg met de medewerkers van het team
• Verzamelen van alle nuttige informatie van het team projecten ifv visitatie, GLOBO, jaarverslagen,…
• Voorbereiden van agendapunten van het team projecten voor het bestuursorgaan, het managementteam, de directie van het deelwerkingsgebied en de coördinator projecten.
• Administratieve ondersteuning van het team projecten (opmaak brieven, afspraken maken met huurders,…)

Jouw profiel

• Je hebt een bachelorsdiploma in een relevante studierichting;
• Je bent ondernemend en neemt initiatief;
• Je kan zelfstandig werken maar werkt ook graag in een team;
• Je bent contactvaardig , klantgericht en diplomatisch
• Je bent administratief sterk, flexibel ingesteld en leergierig;
• Je hebt een goede kennis van MS Office;
• Een basiskennis van Ordiges en 3P is een pluspunt

• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

• Een marktconform salaris
• Een voltijdsebetrekking:40u effectief/week
• 20 wettelijke verlofdagen, 4 aanvullende verlofdagen (vrij te kiezen) en 4 officieuze feestdagen (11/07, 02/11, 15/11 en 26/12)
• 12 ADV-dagen
• Extralegale voordelen zoals groepsverzekering, maaltijdcheques, eindejaarspremie, hospitalisatieverzekering,verplaatsingsvergoeding,woon-werkvergoedingof fietsvergoeding

Solliciteren

Jan Vandeberg
0473984946
jan.vandeberg@wil.be